Budowanie związków /24 lutego 2020 r/Kristie
Udostępnij e-mail
Napisanie skutecznego, ale uprzejmego e-maila uzupełniającego, który otrzyma odpowiedź, może być trudne. Chcesz uzyskać odpowiedź, ale nie chcesz być postrzegany jako zbyt nachalny.
Niezależnie od tego, czy piszesz uprzejmego e-maila uzupełniającego, ponieważ kontynuujesz po spotkaniu z kimś na imprezie sieciowej, po wysłaniu faktury lub po wysłaniu e-maila bez odpowiedzi, podzielimy się wskazówkami, które pomogą Ci zwiększyć szanse na uzyskanie odpowiedzi.
Najpierw porozmawiajmy o 3 typowych błędach, które ludzie popełniają podczas pisania uprzejmego e-maila uzupełniającego, abyś wiedział, co poprawić, pisząc następny e-mail.
Następnie podzielimy się kilkoma przykładami tego, co chcesz zrobić, aby ulepszyć swój e-mail uzupełniający, wraz z mnóstwem przykładów, które pomogą Ci dostosować własną wiadomość!
Błędy popełniane w uprzejmych e-mailach uzupełniających i co robić w zamian
Podczas pisania uprzejmych e-maili uzupełniających często popełniane są trzy błędy. Porozmawiajmy o każdym z tych błędów, abyś mógł ich uniknąć podczas pisania uprzejmego e-maila uzupełniającego i co zrobić zamiast tego.
Błąd nr 1:
Używanie „kontynuacji” w temacie e-maila
Pisząc uprzejmy e-mail uzupełniający, większość ludzi ma tendencję do używania w temacie „kontynuacji”. Chociaż ten e-mail jest kontynuacją, ten temat nie wnosi żadnej wartości i prawdopodobnie zostanie zignorowany. Może to również spowodować, że czytelnik poczuje się, jakbyś wskazywał winnego, ponieważ nie odpowiedziałeś, co nie sprawia, że czytelnik czuje się bardzo dobrze lub nie jest zainteresowany przeczytaniem Twojego e-maila.
Zamiast tego napisz wiersz tematu, który jest odpowiedni do tematu lub celu wiadomości e-mail. Aby to zrobić, zadaj sobie pytanie, o czym jest e-mail lub co chcesz, aby zrobili. Kontynuuj czytanie, aby zapoznać się z przykładowymi tematami grzecznych wiadomości e-mail.
Błąd nr 2:
Zaczynając od „tylko kontynuacji” i bez dodawania wartości
Innym częstym błędem popełnianym podczas pisania uprzejmego e-maila uzupełniającego jest rozpoczynanie od „tylko kontynuacji” i wysyłanie e-maila, który nie wnosi żadnej wartości. Ludzie są zajęci i nie mają czasu na przeczytanie e-maila, którego znaczenie muszą rozszyfrować lub jakie działania są wymagane.
Zamiast tego, pisząc uprzejmy e-mail uzupełniający, skup się na dodawaniu wartości. Na przykład daj im opcje, powiedz, jak możesz pomóc im rozwiązać ich problem lub co możesz dla nich zrobić, lub dodaj więcej szczegółów lub kontekstu.
Błąd nr 3:
Nie obejmuje wezwania do działania
Ostatnim i najczęstszym błędem podczas pisania uprzejmego e-maila uzupełniającego jest zapominanie o wezwaniu do działania.
Zamiast tego, pisząc uprzejmy e-mail uzupełniający, jasno określ, co chcesz, aby dana osoba zrobiła po przeczytaniu Twojego e-maila. Chcesz, żeby odpowiedzieli? Oddzwonię? Wypełnić formularz? Mów jasno i konkretnie, aby wiedzieli, czego od nich oczekujesz. Możesz to zrobić, zachowując przy tym uprzejmość. Czytaj dalej, aby zobaczyć przykładowe e-maile z uprzejmą kontynuacją i dowiedzieć się, jak włączyć je do swoich e-maili uzupełniających.
Błąd nr 4:
Nie nadążaj szybko
Zamiast czekać ponad 10 dni na dalsze działania, rozważ wysłanie przypomnienia wcześniej, na przykład za 3 dni. Dzięki temu odbiorca ma wciąż świeży temat i prośbę. Jeśli czekasz zbyt długo, istnieje szansa, że już zapomnieli o Twoim wezwaniu do działania i krokach, o które ich prosiłeś. Na przykład, jeśli byłeśagent nieruchomości, wiesz, że czas ma kluczowe znaczenie! Dlatego najlepiej poczekać tylko kilka dni i wysłać grzeczne i delikatne przypomnienie, aby odpowiedzieć z harmonogramem lub zapewnieniem, że zadanie zostało wykonane.
8 przykładów e-maili z uprzejmą kontynuacją
Poniżej znajduje się osiem przykładowych wiadomości e-mail z uprzejmą kontynuacją dla różnych scenariuszy wraz ze wskazówkami i sugestiami, których możesz użyć podczas pisania własnego e-maila.
Scenariusz 1:
Kontynuacja po spotkaniu na wydarzeniu networkingowym
Temat wiadomości e-mail:
Pracujmy dalej[problem do rozwiązania]
Cześć[Nazwa],
Wspaniale było się z Wami spotkać[nazwa wydarzenia]! Naprawdę ciekawie było o tym słyszeć[coś, o czym wspominali, z czym się zmagają.]. Chętnie Ci pomogę[problem, który możesz rozwiązać]więc możesz[korzyść, którą chcą osiągnąć].
Czy jesteś dostępny w przyszłym tygodniu, aby porozmawiać?
Napisz do mnie z powrotem i daj mi znać, kiedy pracuje dla Ciebie.
Czekam na wiadomość od Ciebie,
[Twoje imię]
Wskazówka:Dołącz intro, które uruchamia ich pamięć. Uwzględnij, w jaki sposób możesz dodać wartość, oferując coś, czego chcą/potrzebują lub rozwiązując ich problem. Następnie zakończ wezwaniem do działania, informując ich, czego od nich oczekujesz.
Scenariusz 2:
Kontynuacja po wprowadzeniu (np. skierowanie)
Temat wiadomości e-mail:
Porozmawiajmy o[coś, na czym im zależy]
Cześć[Nazwa],
[Nazwa osoby odsyłającej]wspomniałeś, że szukasz[problem, który możesz rozwiązać lub usługę, którą możesz zaoferować]. Chętnie porozmawiam[problem, który chcą rozwiązać]i jak mogę Ci pomóc[korzyść, którą chcą uzyskać].
Oto niektóre[korzyści, które pomogłeś osiągnąć innym klientom lub przykłady Twojej pracy].
[link do studiów przypadków lub opinii klientów]
Czy w przyszłym tygodniu masz czas na pogawędkę? Daj znać, który dzień najbardziej Ci odpowiada.
Dzięki,
[Twoje imię]
Wskazówka:Kontynuując w tym scenariuszu, pamiętaj, aby poinformować ich, kto skierował Cię do nich i co możesz dla nich zrobić. Skoncentruj się na wartości, którą możesz dodać i dodaniu wiarygodności, takiej jak konta w mediach społecznościowych lub portfolio stron internetowych. Pamiętaj, aby zakończyć, dołączając wezwanie do działania dotyczące dalszych kroków.
Scenariusz 3:
Kontynuacja po spotkaniu lub rozmowie telefonicznej, aby przejść do kolejnych kroków we wspólnym biznesie
Temat wiadomości e-mail:
Kolejne kroki dot[projekt, nad którym pracujesz]
Cześć[Nazwa],
Wspaniale było spotkać się pewnego dnia i pogadać[coś, o czym wspominali, że im zależy]. Chętnie podejmę się pracy[projekt lub umowa, nad którą pracujesz]więc możesz[korzyść, której chcą].
Załączam formularz do wypełnienia podstawowymi informacjami, abyśmy mogli zacząć. Następnym krokiem jest[jedno zdanie o kolejnych krokach.]
Wypełnij to i odeślij tak szybko, jak to możliwe, abyśmy mogli przejść do następnego kroku.
Nie mogę się doczekać pracy z Tobą,
[Twoje imię]
Wskazówka:Dołącz coś osobistego i daj im kontekst tego, kim jesteś. Ludzie są często tak zajęci, że samo zobaczenie Twojego imienia w skrzynce odbiorczej może nie wystarczyć, aby przypomnieć im, kim jesteś. Skoncentruj się na dodawaniu wartości, powtarzając problem, który możesz dla nich rozwiązać, lub korzyść/cel, który możesz im pomóc osiągnąć. Zakończ wezwaniem do działania, mówiąc im, co mają zrobić i dlaczego jest to ważne.
Scenariusz 4:
Kontynuacja po wysłaniu czegoś, co wymaga działania i czekanie na odpowiedź
Temat wiadomości e-mail:
Formularz dla[projekt, nad którym pracujesz]
Cześć[Nazwa],
Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień!
Miałeś okazję przejrzeć formularz, który wysłałem ci w zeszłym tygodniu?
Czy masz jakieś pytania na ten temat?
Daj mi znać, jeśli potrzebujesz, abym wysłał Ci kolejną kopię lub jeśli potrzebujesz więcej czasu lub masz pytania.
Dzięki,
[Twoje imię]
Wskazówka:Postaraj się, aby e-mail uzupełniający był krótki. Zapytaj, czy zapoznali się z tym, co im wysłałeś, i czy mają jakieś pytania, aby potwierdzić, że je otrzymali i zrozumieć, co jest potrzebne. Zakończ, dodając wezwanie do działania dotyczące tego, co chcesz, aby zrobili.
Scenariusz 5:
Kontynuacja po wysłaniu faktury i nieotrzymaniu płatności
Temat wiadomości e-mail:
Zaległa faktura dot[nazwa projektu]
Cześć[Nazwa],
Mam nadzieję że masz się dobrze.
Miałeś okazję przejrzeć fakturę, którą ci wysłałem[data wysłania faktury]? Wiem, że ten sezon jest dla ciebie pracowity.
Daj mi znać, jeśli chcesz, abym wysłał go ponownie lub jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące któregokolwiek z elementów zamówienia.
Dzięki,
[Twoje imię]
Wskazówka:Mów krótko, ale bezpośrednio. Zadaj pytanie zamiast wskazywać oczywisty fakt, że nie otrzymałeś płatności, na przykład prosząc o potwierdzenie, czy ktoś ją otrzymał i czy ma pytania na ten temat. Zakończ wezwaniem do działania, mówiąc im, co chcesz, aby zrobili.
Scenariusz 6:
Dalsze działania po przesłaniu kosztorysu/wyceny
Temat wiadomości e-mail:
Zagłosuj na[Nazwa Projektu]
Cześć[Nazwa],
Mam nadzieję że masz się dobrze.
Miałeś okazję przejrzeć cytat, który ci wysłałem[data wysłania wyceny]Do[projekt, nad którym pracujesz]? Chętnie bym zaczął[projekt lub usługa, którą świadczysz]więc możesz[korzyść, której chcą].
Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania dotyczące oferty.
Dzięki,
[Twoje imię]
Wskazówka:Mów zwięźle i zadaj pytanie, zamiast mówić, że tylko śledzisz fakturę. Przypomnij im o wartości, którą możesz dodać lub problemie, który możesz rozwiązać, aby podkreślić, co to dla nich oznacza. Zakończ wezwaniem do działania, wyjaśniając, co powinni zrobić dalej.
Scenariusz 7:
Kontynuacja po poproszeniu kogoś o zrobienie czegoś i brak odpowiedzi
Cześć[Nazwa],
Mam nadzieję że masz się dobrze.
Czy miałeś okazję[praca, o którą ich poprosiłeś]? Raz dostanę[praca, o którą ich poprosiłeś]wtedy ja mogę[kolejne kroki i korzyści, na których im zależy].
Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujeszwięcej szczegółów.
Dzięki,
[Twoje imię]
Wskazówka:Bądź zwięzły. Bądź grzeczny, pytając, czy go przejrzeli, zamiast oskarżać lub wskazywać, że jeszcze go nie otrzymałeś. Dodaj wartość, dając im kontekst pilności, jeśli to konieczne, lub pilności kolejnych kroków. Zakończ wezwaniem do działania, aby wiedzieli, czego od nich oczekujesz i dlaczego jest to ważne.
Scenariusz 8:
Dalsze działania po braku odpowiedzi na ostatni e-mail
Cześć[Nazwa],
Mam nadzieję że masz się dobrze. nie słyszałem od ciebie o[e-mail, który wysłałeś – usługa, którą możesz wykonać lub problem, który możesz rozwiązać].
Byłeś zbyt zajęty, żeby wrócić?
Czy znalazłeś inny[usługi profesjonalne/produkt]?
Czy teraz nie jest odpowiedni czas?
Daj mi znać, jeśli wolisz, żebym wrócił w innym terminie lub jeśli znalazłeś inny[profesjonalne usługi]i nie potrzebuje już moich usług.
Dzięki,
[Twoje imię]
Wskazówka:Kiedy wykonałeś dalsze czynności i nie otrzymałeś wcześniejszej odpowiedzi, bądź zwięzły i zapytaj ich dlaczego, jednocześnie ułatwiając im odpowiedź, dając im opcje. Zakończ wezwaniem do działania, informując ich, czego od nich oczekujesz.
Streszczenie
Mamy nadzieję, że te uprzejme przykłady e-maili uzupełniających okażą się przydatne podczas pisania własnych e-maili uzupełniających. Najważniejsze rzeczy, o których należy pamiętać podczas pisania uprzejmego e-maila uzupełniającego, to zwięzłość, koncentracja na dodawaniu wartości i zawieranie wezwania do działania. Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, możesz uniknąć marnowania czasu na wysyłanie odpowiedzi, które nie otrzymują odpowiedzi, i zaczniesz otrzymywać odpowiedzi!
Szybkie porady
- Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących pisania kolejnych wiadomości e-mail, sprawdź nasz inny postJak napisać ciepły e-mail uzupełniający [przykłady w zestawie].
- Jeśli masz trudności z nadążaniem za swoimi działaniami następczymi, dobrym pomysłem jest skorzystanie zCRM dla małej firmy. Jeśli używasz komputera Mac, sprawdźDaylite.
- Zalecamy również przyjrzenie się narzędziu takiemu jakMailChimpaby pomóc Ci śledzić współczynniki otwarć i kliknięć e-maili, aby zobaczyć, jak sobie radzisz!
- Gdy zaczniesz otrzymywać odpowiedzi na swoje e-maile, spróbujPlanowanie ostrościaby rezerwacja wszystkich nowych terminów była bezproblemowa!
I wreszcie, odkryj bezproblemową integrację Daylite z Apple Mail, dzięki czemu możesz opanować sztukę śledzenia i jeszcze bardziej rozwinąć swoje ogólne umiejętności obsługi poczty e-mail. Daylite Mail Assistant pozwala podejmować działania z wiadomości e-mail i tworzyć nowe kontakty, ustawiać przypomnienia, planować spotkania i delegować zadania, a wszystko to bez opuszczania skrzynki odbiorczej. I to nie wszystko: Daylite Mail Assistant zapisuje również Twoje e-maile w Daylite, powiązane z tworzonymi przez Ciebie elementami, dzięki czemu zawsze masz chronologiczną historię komunikacji związanej z kontaktem lub projektem. Zacznij swójbezpłatny 14-dniowy okres próbnyi zacznij korzystać z Daylite Mail Assistant.
O autorze:
Kristie Holdenajest konsultantem ds. marketingu internetowego. Pomaga startupom zdobywać więcej potencjalnych klientów, wyjaśniając ich przekaz i tworząc strategię marketingową, aby przyciągnąć i nawrócić ich idealnego klienta. Połącz się z nią naInstagram.